Como en nuestro país no gobierna la derecha y los que están realizando las funciones de gobierno son de izquierda, los cuales tienen 4 actividades básicas, Producir económica y socialmente, Defender, Atacar, Producir económica y socialmente, es necesario apoyarlos en todo lo que se pueda.
En cuanto a las universidades, hay tomar en cuenta que las situaciones críticas como la emigración y las jubilaciones generan impactos en su personal calificado y formado por lo que se necesitan elementos técnicos de apoyo, a la mano, para ayudar a los que llegan a visualizar y ubicarse en la geografía administrativa que les tocó gerenciar.
Así que considerando que las Oficinas de Control de Estudio son estructurantes, traigo algunos elementos que pueden ayudar a los nuevos funcionarios a vislumbrar soluciones prácticas a los dilemas que se le presenten.
La guía proporciona una orden general para abordar los aspectos fundamentales del manejo de una oficina de control de estudios universitarios y se encuentra estructurada en 3 capítulos: La estructura básica de la Oficina de Control de Estudios Universitarios, las funciones típicas que realiza esta Oficina con los productos que se espera en cada caso y una guía más detallada de los procedimientos que ejecuta. Insisto que son bosquejos generales de orientación que cada interesado debe adaptar a sus condiciones específicas de funcionamiento.
I.- Esquema básico de estructura de una oficina de Control de Estudios Universitarios:
Jefe/Director de Control de Estudios:
Funciones: Liderazgo y supervisión de todo el departamento.
Departamentos o Áreas:
Admisión
Gestión de procesos de admisión de nuevos estudiantes.
Registro Académico
Gestión de docentes y profesores
Inscripción y reinscripción de estudiantes.
Gestión de horarios y asignaturas.
Evaluación y Acreditación
Diseño y aplicación de instrumentos de evaluación.
Análisis de resultados académicos.
Titulación
Emisión de títulos profesionales.
Atención al Estudiante
Orientación académica a estudiantes.
Sistemas y Tecnología
Desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos para gestión académica.
II.- Lista de operaciones típicas junto con los productos que genera cada una:
Gestión de admisiones: Listas de admitidos y cartas de aceptación.
Mantenimiento de registros académicos: Historiales académicos actualizados.
Planificación del calendario académico: Calendario académico oficial.
Gestión de horarios y asignación de aulas: Horarios de clases y asignaciones de aulas.
Gestión de docentes y profesores
Registro y publicación de calificaciones: Boletas de calificaciones y reportes de evaluación.
Expedición de certificados y actas: Certificados de estudios, títulos y actas de grado.
Asesoramiento y orientación a estudiantes: Reportes de asesoramiento y planes de estudio personalizados.
Actualización de expedientes estudiantiles: Expedientes estudiantiles actualizados.
Gestión de procesos de evaluación: Resultados de evaluaciones y actas de examen.
II.- Guía de Procedimientos para el Manejo de una Oficina de Control de Estudios Universitarios
I. Introducción
Propósito de la guía
Alcance y aplicación
II. Organización de la Oficina de Control de Estudios
- Misión y funciones
- Estructura organizativa
- Responsabilidades del personal
III. Procesos de Matrícula
- Requisitos de matrícula
- Procedimientos de inscripción
- Gestión de horarios y asignación de aulas
IV. Gestión Académica
- Planificación académica
- Gestión de docentes y profesores
- Control de expedientes estudiantiles
- Programación de exámenes
V. Gestión de Calificaciones
- Sistema de evaluación
- Registro y procesamiento de calificaciones
- Comunicación de resultados a estudiantes
VI. Coordinación con Departamentos Académicos
- Relaciones con facultades y programas académicos
- Coordinación de actividades académicas
VII. Administración de Documentación
- Archivo y custodia de documentos académicos
- Políticas de confidencialidad y protección de datos
VIII. Gestión de Sistemas Informáticos
- Uso de sistemas de información académica
- Mantenimiento de bases de datos estudiantiles
- Seguridad y respaldo de la información
IX. Mejora Continua y Evaluación
- Evaluación de procesos y procedimientos
- Implementación de mejoras
- Seguimiento de indicadores de desempeño
X. Normativas y Legislación
- Marco normativo aplicable
- Cumplimiento de regulaciones universitarias y gubernamentales
XI. - Formatos y documentos de uso frecuentes